ПОЛИТИКА
ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В ООО «УЛЬТРАМАР»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий документ определяет политику ООО «Ультрамар» в отношении обработки персональных данных (далее – ПДн) и содержит сведения о реализованных мерах по защите ПДн.
1.2. ООО «Ультрамар» самостоятельно осуществляет обработку ПДн, определяет цели обработки ПДн, состав ПДн, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с ПДн, а также осуществляет обработку ПДн по поручению других лиц на основании соответствующих договоров.
1.3. При обработке ПДн ООО «Ультрамар» руководствуется следующими принципами:
- обработка осуществляется на законной и справедливой основе;
- обработка ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
- обработка, несовместимая с целями сбора ПДн, не допускается;
- объединение баз данных, содержащих ПДн, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой, не допускается;
- обработке подлежат только ПДн, которые отвечают целям их обработки;
- содержание и объем обрабатываемых ПДн соответствует заявленным целям обработки;
- при обработке ПДн обеспечиваются их точность, достаточность и при необходимости актуальность по отношению к целям обработки ПДн;
1.4. На основе данной политики в ООО «Ультрамар» разрабатываются внутренние нормативные документы, устанавливающие процедуры обработки и защиты обрабатываемых ПДн.
2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2.1. Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
2.2. Оператор (персональных данных) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с третьими лицами организующий и (или) осуществляющий обработку персональных данных, а также определяющий цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
2.3. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с ПДн, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.4. Автоматизированная обработка персональных данных - обработка ПДн с помощью средств вычислительной техники;
2.5. Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие ПДн неопределенному кругу лиц;
2.6. Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие ПДн определенному лицу или определенному кругу лиц;
2.7. Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки ПДн (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения ПДн);
2.8. Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание ПДн в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители ПДн;
2.9. Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных ПДн и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
2.10. Трансграничная передача персональных данных - передача ПДн на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
3. КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. В ООО «Ультрамар» осуществляется обработка ПДн следующих категорий субъектов ПДн:
- соискателей на вакантную должность в ООО «Ультрамар»;
- работников ООО «Ультрамар»;
- родственников работников ООО «Ультрамар»;
- исполнителей по договорам гражданско-правового характера с ООО «Ультрамар»;
- членов органа управления ООО «Ультрамар»;
- участников ООО «Ультрамар» и их супругов;
- контрагентов ООО «Ультрамар», являющихся индивидуальными предпринимателями (ИП) или самозанятыми;
- лиц, следующих или находящихся на Терминале «Ультрамар»;
- контактных лиц контрагентов, клиентов ООО «Ультрамар»;
- уполномоченных представителей контрагентов, клиентов ООО «Ультрамар» (лиц, действующих по доверенности);
- работников контрагентов ООО «Ультрамар»;
- представителей контрагента, действующих по доверенности в интересах ООО «Ультрамар»;
- водителей, уполномоченных на получение груза;
- посетителей сайта ultramar.ru, оставивших заявку для обратной связи с ними.
3.2. ООО «Ультрамар» осуществляет обработку ПДн следующих категорий субъектов ПДн по поручению иных лиц:
- соискателей на вакантную должность в компании группы «Ультрамар»;
- работников компаний группы «Ультрамар»;
- родственников работников компаний группы «Ультрамар»;
- исполнителей по договорам гражданско-правового характера с компаниями группы «Ультрамар»;
- членов органа управления компаний группы «Ультрамар»;
- участников компаний группы «Ультрамар» и их супругов.
4. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ
4.1. ООО «Ультрамар» осуществляет обработку ПДн в следующих целях:
- ПДн соискателей на вакантную должность в ООО «Ультрамар»:
- Рассмотрение резюме и подбор кандидатов для трудоустройства на вакантные должности в ООО «Ультрамар»;
- Ведение базы кандидатов для трудоустройства на вакантные должности в ООО «Ультрамар»;
- ПДн работников ООО «Ультрамар»:
- Заключение, сопровождение, изменение, расторжение трудовых договоров, которые являются основанием для возникновения или прекращения трудовых отношений между работником и ООО «Ультрамар»;
- Ведение кадрового делопроизводства – прием работников, оформление и организация командировок, оформление отпусков, листков нетрудоспособности, изменение анкетных данных работников, перевод работников на другую должность, выдача справок и выписок, увольнение работников;
- Предоставление корпоративных льгот и привилегий, в частности оформление полисов добровольного медицинского страхования, организация возможности посещения спортивных учреждений и участия в спортивных мероприятиях;
- Оценка компетенций, организация обучения и содействие в повышении квалификации;
- Расчет и выплаты или удержания денежных средств работникам – заработной платы, премий, надбавок, компенсаций, пособий;
- Исполнение обязательств, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;
- ПДн родственников работников ООО «Ультрамар»:
- Исполнение обязательств, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;
- Получение дополнительной информации в интересах субъекта персональных данных, в частности для оформления полисов добровольного медицинского страхования;
- ПДн исполнителей по договорам гражданско-правового характера с ООО «Ультрамар»:
- Заключение, изменение, расторжение договоров гражданско-правового характера, которые являются основанием для возникновения, изменения или прекращения отношений с ООО «Ультрамар»;
- Расчет и начисление вознаграждений, оплата работ и услуг исполнителям по договорам гражданско-правового характера;
- Исполнение обязательств, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;
- ПДн членов органа управления ООО «Ультрамар»:
- Исполнение обязательств, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;
- ПДн участников ООО «Ультрамар» и их супругов:
- Исполнение обязательств, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;
- ПДн контрагентов ООО «Ультрамар», являющихся ИП или самозанятыми:
- Заключение, изменение, расторжение договоров, которые являются основанием для возникновения, изменения или прекращения отношений между контрагентом и ООО «Ультрамар»;
- Исполнение обязательств, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;
- ПДн лиц, следующих или находящихся на Терминале «Ультрамар»:
- Организация пропускного режима;
- Исполнение обязательств, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;
- ПДн контактных лиц контрагентов, клиентов ООО «Ультрамар»:
- Взаимодействие с контактными лицами в процессе заключения, сопровождения, изменения, расторжения договоров с контрагентами, клиентами;
- ПДн уполномоченных представителей контрагентов, клиентов ООО «Ультрамар» (лиц, действующих по доверенности):
- Проверка полномочий лиц, действующих от имени контрагента, клиента (в частности, проверка полномочий на подписание договора);
- Исполнение обязательств, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
- ПДн работников контрагентов ООО «Ультрамар»:
- Получение в рамках выбора контрагента или проведения конкурсных процедур информации о потенциальных исполнителях работ и услуг, необходимой для оценки достаточности имеющихся у контрагента компетенций и опыта выполнения работ;
- Взаимодействие с работниками контрагентов в процессе исполнения ими работ и услуг по договору (в частности, организация проведения предрейсовых медицинских осмотров);
- ПДн представителей контрагента, действующих по доверенности в интересах ООО «Ультрамар»:
- Наделение необходимыми полномочиями лиц, действующих от имени ООО «Ультрамар» (в частности, оформление доверенностей для таких лиц);
- ПДн водителей, уполномоченных на получение груза:
- Проверка полномочий лиц, уполномоченных на получение груза;
- Исполнение обязательств, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;
- ПДн посетителей сайта ultramar.ru, оставивших заявку для обратной связи с ними:
- Прием и обработка запросов и обращений, направленных через формы на официальном сайте.
4.2. Для достижения указанных целей обработки ПДн ООО «Ультрамар» осуществляет следующие операции с ПДн: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение ПДн.
4.3. В случаях, когда ООО «Ультрамар» осуществляет обработку ПДн по поручению иных лиц, цели обработки таких ПДн определяются соответствующими операторами ПДн и закрепляются в договорах поручения.
5. ПОЛУЧЕНИЕ И ОБРАБОТКА
5.1. Обрабатываемые ПДн ООО «Ультрамар» получает:
- непосредственно у самого субъекта ПДн;
- от третьей стороны, в целях исполнения договорных обязательств или исполнения требований нормативных документов Российской Федерации;
- от оператора ПДн, поручившего обработку ПДн;
- от другого субъекта ПДн в целях реализации его законных прав.
5.2. В ООО «Ультрамар» осуществляется обработка ПДн исключительно на законных основаниях. Во всех предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях в ООО «Ультрамар» организуется получение согласия субъекта ПДн на обработку его ПДн в письменной форме или иной форме, позволяющей подтвердить факт его получения.
5.3. Получение ПДн от лица, не являющегося субъектом ПДн (от третьей стороны в целях исполнения договорных обязательств или исполнения требований нормативных документов Российской Федерации, или от другого субъекта ПДн), осуществляется при наличии следующих оснований:
- субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных в ООО «Ультрамар»;
- обработка необходима для достижения целей, предусмотренных законодательством Российской Федерации, или для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на ООО «Ультрамар» функций, полномочий и обязанностей;
- обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн, а также для заключения договора по инициативе субъекта ПДн или договора, по которому субъект ПДн будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
- обработка необходима для осуществления прав и законных интересов ООО «Ультрамар» или третьих лиц при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта ПДн;
- осуществляется обработка ПДн, разрешенных субъектом ПДн для распространения, с соблюдением запретов и условий, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных».
5.4. В ООО «Ультрамар» осуществляется обработка ПДн как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.
5.5. В ООО «Ультрамар» не осуществляются действия, направленные на раскрытие ПДн неопределенному кругу лиц (т.е. не осуществляется распространение ПДн).
5.6. ООО «Ультрамар» не раскрывает и не предоставляет третьим лицам ПДн без согласия субъекта ПДн, полученного в требуемой законодательством Российской Федерации форме.
5.7. Для выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей, а также для достижения своих уставных целей и договорных обязательств ООО «Ультрамар» предоставляет часть обрабатываемых ПДн или предоставляет доступ к информационным системам, с использованием которых осуществляется их обработка:
- в Федеральную налоговую службу Российской Федерации;
- в Социальный фонд России;
- в Государственную службу занятости;
- в государственные органы Российской Федерации, в правоохранительные органы Российской Федерации (по запросу) и иные уполномоченные организации;
- в государственные контролирующие органы, согласующие заявки на пропуск на объект транспортной инфраструктуры (Пограничная служба ФСБ РФ, Управление на транспорте по СЗФО МВД РФ, Северо-Западное таможенное управление ФТС РФ);
- нотариусам;
- в банки, оказывающие услуги по ведению расчетных счетов ООО «Ультрамар», а также услуги по безналичному перечислению заработной платы и других приравненных к ней выплат на счета работников ООО «Ультрамар» и исполнителей по договорам гражданско-правового характера;
- в страховые компании, оказывающие услуги по оформлению добровольного медицинского страхования работников и их родственников, страхования жизни от несчастных случаев и болезней;
- в организации, оказывающие услуги по организации командировок и деловых поездок, включая оформление билетов, бронирование гостиниц, транспортное обслуживание;
- операторам связи, предоставляющие услуги мобильной связи работникам;
- в образовательные организации, предоставляющие услуги обучения, повышения квалификации работников;
- в организации, предоставляющие услуги независимой оценки квалификации персонала;
- в физкультурно-спортивные организации;
- в организации, предоставляющие услуги ведения кадрового делопроизводства в части исполнения миграционного законодательства РФ в отношении иностранных работников;
- в медицинские организации, предоставляющие услуги по проведению предварительных и периодических медицинских осмотров, обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течении трудовой деятельности) медицинских осмотров и обязательного психиатрического освидетельствования работников;
- в организации, предоставляющие юридические консультационные услуги;
- операторам ПДн, поручающим ООО «Ультрамар» осуществлять обработку ПДн;
- провайдерам ИТ-сервисов и систем, используемых для обработки ПДн, а также поставщикам ИТ-услуг.
5.8. При обработке ПДн по поручению другого лица ООО «Ультрамар» действует на основании договора, заключаемого с этим лицом. При этом ООО «Ультрамар» соблюдает принципы и правила обработки ПДн, предусмотренные действующим законодательством о ПДн, в частности, обеспечивает конфиденциальность и безопасность обрабатываемых ПДн.
5.9. При обработке ПДн по поручению другого лица ООО «Ультрамар» может также осуществлять передачу ПДн третьим лицам от имени оператора в целях исполнения своих обязательств, установленных в договоре поручения:
- в Федеральную налоговую службу Российской Федерации;
- в Социальный фонд России;
- в Государственную службу занятости;
- нотариусам;
- в банки, оказывающие клиентам ООО «Ультрамар» услуги по ведению расчетных счетов, услуги по безналичному перечислению заработной платы и других приравненных к ней выплат на счета работников и исполнителей по договорам гражданско-правового характера;
- в страховые компании, оказывающие услуги по оформлению добровольного медицинского страхования работников и их родственников, страхования жизни от несчастных случаев и болезней;
- в организации, оказывающие услуги по организации командировок и деловых поездок, включая оформление билетов, бронирование гостиниц, транспортное обслуживание;
- операторам связи, предоставляющие услуги мобильной связи работникам;
- в образовательные организации, предоставляющие услуги обучения, повышения квалификации работников;
- в организации, предоставляющие услуги независимой оценки квалификации персонала;
- в физкультурно-спортивные организации;
- в организации, предоставляющие услуги ведения кадрового делопроизводства в части исполнения миграционного законодательства РФ в отношении иностранных работников;
- в медицинские организации, предоставляющие услуги по проведению предварительных и периодических медицинских осмотров, обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течении трудовой деятельности) медицинских осмотров и обязательного психиатрического освидетельствования работников;
- в организации, предоставляющие юридические консультационные услуги;
- провайдерам ИТ-сервисов и систем, используемых для обработки ПДн, а также поставщикам ИТ-услуг.
5.10. В случаях, когда ООО «Ультрамар» обрабатывает ПДн по поручению другого лица, ответственность перед субъектом ПДн за действия ООО «Ультрамар» несет оператор ПДн. ООО «Ультрамар», в свою очередь, несет ответственность перед оператором ПДн.
5.11. Получение согласий на поручение обработки ПДн в ООО «Ультрамар» обеспечивают соответствующие операторы ПДн.
5.12. В ООО «Ультрамар» не осуществляется обработка специальных категорий ПДн, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, а также сведений о судимости.
5.13. В ООО «Ультрамар» не осуществляется обработка биометрических ПДн.
5.14. В ООО «Ультрамар» не осуществляется трансграничная передача ПДн.
5.15. В случае возникновения необходимости осуществлять трансграничную передачу ПДн до начала такой передачи ПДн ООО «Ультрамар» уведомляет Уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн о своем намерении осуществлять трансграничную передачу ПДн в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом №152-ФЗ и обеспечивает наличие правовых оснований, необходимых для осуществления такой передачи, включая получение согласий субъектов ПДн.
5.16. Используемые при сборе ПДн в ООО «Ультрамар» базы данных информации, содержащей ПДн граждан Российской Федерации, располагаются на территории Российской Федерации.
5.17. В ООО «Ультрамар» не принимаются решения, порождающие юридические последствия в отношении субъекта ПДн или иным образом затрагивающие его права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки ПДн.
5.18. В ООО «Ультрамар» не осуществляется обработка ПДн в целях продвижения товаров и услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи.
6. ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ
6.1. Обработка ПДн в ООО «Ультрамар» осуществляется не дольше, чем этого требуют цели обработки ПДн.
6.2. В ООО «Ультрамар» организуется хранение ПДн в течение времени, установленного требованиями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», а также в отдельных случаях в течение времени, установленного договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн.
6.3. При достижении целей обработки ПДн, в случае утраты необходимости в достижении этих целей, по окончанию сроков хранения ПДн, обрабатываемые ПДн уничтожаются. Факты уничтожения ПДн в ООО «Ультрамар» оформляются в соответствии с требованиями Федерального закона №152-ФЗ и подзаконных актов, принятых Роскомнадзором.
7. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ
7.1. В ООО «Ультрамар» принимаются необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты обрабатываемых ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПДн, от иных неправомерных действий в отношении ПДн.
7.2. В ООО «Ультрамар» приказами назначаются лица, ответственные за организацию обработки ПДн и за обеспечение безопасности ПДн в информационных системах персональных данных.
7.3. В ООО «Ультрамар» определен перечень лиц, доступ которых к персональных данным, обрабатываемым в информационных системах, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей.
7.4. В ООО «Ультрамар» выполняются мероприятия по учету и обеспечению сохранности носителей персональных данных.
7.5. В ООО «Ультрамар» проводится оценка вреда, который может быть причинен субъектам ПДн, а также регулярно проводится анализ условий и факторов, создающих угрозы безопасности ПДн при их обработке.
7.6. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в рамках системы защиты персональных данных ООО «Ультрамар» применяются средства защиты информации, прошедшие в установленном порядке процедуру оценки соответствия.
7.7. Ввод в эксплуатацию новых информационных систем персональных данных производится только после выполнения процедур оценки эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности ПДн.
7.8. В ООО «Ультрамар» предпринимаются меры по обнаружению фактов несанкционированного доступа к ПДн и принятию мер, в том числе мер по обнаружению, предупреждению и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные системы персональных данных и по реагированию на компьютерные инциденты в них.
7.9. В рамках системы защиты ПДн ООО «Ультрамар» реализованы:
- ограничение доступа и физическая охрана помещений, в которых размещаются технические средства информационных систем персональных данных;
- применение необходимых программных и программно-аппаратных средств защиты, в частности средств защиты от несанкционированного доступа, средств разграничения доступа и регистрации действий пользователей, средств антивирусной защиты, средств резервного копирования, межсетевых экранов, средств обнаружения вторжений при взаимодействии с сетью Интернет, средств криптографической защиты информации, передаваемой в каналах связи;
- организационные меры по обеспечению безопасности персональных данных, принятые и утвержденные руководством ООО «Ультрамар», в частности реализованы процедуры установления правил доступа к ПДн, регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПДн, процедуры восстановления ПДн, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним, учета машинных носителей ПДн, процедуры обучения и повышения осведомленности работников по вопросам обеспечения безопасности ПДн, процедуры контроля за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности ПДн и уровнем защищенности ПДн.
8. РАСКРЫТИЕ ИНФОРМАЦИИ
8.1. От имени ООО «Ультрамар» направлено Уведомление об обработке ПДн в уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн.
8.2. Для обеспечения неограниченного доступа к политике ООО «Ультрамар» в отношении обработки ПДн и сведениям о реализованных мерах по защите ПДн текст настоящей Политики опубликован на официальном сайте ООО «Ультрамар» ultramar.ru.
8.3. Обеспечение реализации прав субъектов ПДн осуществляется посредством исполнения запросов, поступающих от физических лиц в ООО «Ультрамар» по адресу:
- Почтовый адрес: 196 210, г. Санкт-Петербург, ул. Стартовая, дом 8
- Электронный адрес: hr@ultramar.ru