ПОЛИТИКА
ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В ООО «УЛЬТРАМАР»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий документ (далее — Политика) определяет политику в отношении обработки персональных данных (далее — ПДн) ООО «Ультрамар».
1.2. Настоящая Политика разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных).
1.3. Понятия, содержащиеся в ст. 3 Закона о персональных данных, используются в настоящей Политике с аналогичным значением.
1.4. Действие настоящей Политики распространяется на все операции, совершаемые ООО «Ультрамар» с персональными данными с использованием средств автоматизации или без их использования.
1.5. Основные права и обязанности ООО «Ультрамар».
ООО «Ультрамар» имеет право:
- самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;
- поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению ООО «Ультрамар», обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных, соблюдать конфиденциальность персональных данных, принимать необходимые меры, направленные на защиту персональных данных субъекта персональных данных, предусмотренных Законом о персональных данных;
- при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных, ООО «Ультрамар» вправе продолжить их обработку даже в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на такую обработку.
ООО «Ультрамар» обязано:
- обрабатывать персональные данные в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации;
- рассматривать обращения субъекта персональных данных (его законного представителя) по вопросам обработки персональных данных и давать мотивированные ответы;
- предоставлять субъекту персональных данных (его законному представителю) возможность безвозмездного доступа к его персональным данным;
- принимать меры по уточнению, уничтожению персональных данных субъекта персональных данных в связи с его (его законного представителя) обращением с законными и обоснованными требованиями;
- организовывать защиту персональных данных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
1.6. Основные права и обязанности субъектов персональных данных.
Субъект персональных данных имеет право:
- на полную информацию об их персональных данных, обрабатываемых ООО «Ультрамар»;
- на доступ к их персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
- на уточнение их персональных данных, их блокирование или уничтожение в случаях, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
- на отзыв согласия на обработку персональных данных;
- на принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав;
- на осуществление иных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Субъекты персональных данных обязаны:
- предоставлять ООО «Ультрамар» только достоверные данные о себе;
- предоставлять документы, содержащие персональные данные в объеме, необходимом для цели обработки;
- сообщать ООО «Ультрамар» об уточнении (обновлении, изменении) своих персональных данных.
1.7. Лица, передавшие ООО «Ультрамар» недостоверные сведения о себе либо сведения о другом субъекте персональных данных без согласия последнего, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.8. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в ООО «Ультрамар».
1.9. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов ООО «Ультрамар» в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ, КАТЕГОРИИ, ОБЪЕМ И ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. В ООО «Ультрамар» обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допустимой считается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
2.2. Цели обработки, категории и перечень обрабатываемых персональных данных представлен в СМК.Ф.26-42.
2.3. ООО «Ультрамар» обеспечивает соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки и, в случае необходимости, принимает меры по устранению их избыточности по отношению к заявленным целям обработки.
2.4. ООО «Ультрамар» обрабатывает биометрические персональные данные при условии письменного согласия соответствующих субъектов персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
2.5. В ООО «Ультрамар» не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, а также сведений о судимости.
2.6. В ООО «Ультрамар» осуществляется обработка сведений о здоровье работников, содержащиеся в заключениях по результатам прохождения медицинских осмотров, а также сведения о здоровье работников, которые могут содержаться в материалах расследования несчастных случаев и профессиональных заболеваний, а также при проведении предрейсовых медицинских осмотров водителей. Обработка указанных сведений о здоровье работников осуществляется строго в соответствии с трудовым законодательством.
2.7. ООО «Ультрамар» осуществляет трансграничную передачу персональных данных (передачу иностранному юридическому лицу) в следующих случаях и целях: для заключения (включая переговоры о возможности заключения) и исполнения обязательств по договорам с иностранными контрагентами, а также для ведения претензионно-исковой работы с иностранными контрагентами.
2.8. Трансграничная передача персональных данных осуществляется строго с соблюдением требований статьи 12 Закона о персональных данных, при наличии отдельного письменного согласия субъекта персональных данных на трансграничную передачу, а также после выполнения ООО «Ультрамар» обязательных процедур, установленных законодательством Российской Федерации.
3. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми ООО «Ультрамар» осуществляет обработку персональных данных, в том числе:
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ;
- Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 146-ФЗ;
- Гражданский кодекс Российской Федерации от 26.01.1996 № 14-ФЗ;
- Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании»;
- Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»;
- Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
- Федеральный закон от 09.02.2007 № 16-ФЗ «О транспортной безопасности»;
- Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 08.10.2020 № 1638 «Об утверждении требований по обеспечению транспортной безопасности, в том числе требований к антитеррористической защищенности объектов (территорий), учитывающих уровни безопасности для различных категорий объектов транспортной инфраструктуры морского и речного транспорта»;
- Постановление Правительства Российской Федерации от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» (вместе с «Правилами обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда»);
- Постановление Правительства Российской Федерации от 02.11.2000 № 841 «Об утверждении Положения о подготовке населения в области гражданской обороны»;
- Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н «Об утверждении Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, перечня медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры»;
- Приказ МЧС России от 16.12.2024 № 1120 «Об определении порядка, видов, сроков обучения лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность, по программам противопожарного инструктажа, требований к содержанию указанных программ, порядка их утверждения и согласования и категорий лиц, проходящих обучение по дополнительным профессиональным программам в области пожарной безопасности»;
- иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью ООО «Ультрамар»;
- иные основания, когда согласие на обработку персональных данных не требуется в силу закона.
3.2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:
- Устав ООО «Ультрамар»;
- договоры и соглашения, заключаемые между ООО «Ультрамар» и субъектами персональных данных;
- локальные нормативные акты ООО «Ультрамар»;
- согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных;
- согласие законных представителей на обработку персональных данных несовершеннолетних.
4. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Для достижения заявленных целей ООО «Ультрамар» использует следующие способы обработки персональных данных:
- неавтоматизированная обработка персональных данных;
- автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
- смешанная обработка персональных данных.
4.2. Перечень действий, совершаемых ООО «Ультрамар» с персональными данными: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
4.3. Обработка персональных данных осуществляется ООО «Ультрамар» при условии получения согласия субъекта персональных данных (далее — Согласие), за исключением установленных законодательством Российской Федерации случаев, когда обработка персональных данных может осуществляться без такого Согласия.
4.4. В случае отказа субъекта персональных данных предоставить свои персональные данные и/или своё согласие на их обработку цели обработки персональных данных не могут быть достигнуты.
4.5. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает Согласие свободно, своей волей и в своем интересе.
4.6. Письменная форма Согласия обязательна в случаях, прямо установленных законодательством Российской Федерации; в остальных ситуациях Согласие может быть предоставлено в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения.
4.7. Порядок получения согласия субъекта персональных данных путем совершения конклюдентных действий:
- Факт заполнения и отправки пользователем сайта ООО «Ультрамар» формы запроса на трудоустройство, прикрепление резюме (анкеты, документов) признается конклюдентным согласием на обработку его персональных данных.
- Факт нахождения и дальнейшее перемещение субъекта в зоне видимости камер признается его согласием на видеосъемку, при условии, что информационные таблички размещены в доступных для обозрения местах до входа в зону наблюдения ООО «Ультрамар».
- Нахождение субъекта ПДн на видео встрече (конференции) / продолжение телефонного звонка после получения указанного оповещения расценивается как конклюдентное действие, выражающее его согласие на обработку ПДн (ведение видеозаписи / запись телефонного разговора).
4.8. Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия Согласия или отзыв Согласия субъектом персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.
4.9. Согласие может быть отозвано путем письменного уведомления, направленного в адрес ООО «Ультрамар» заказным почтовым отправлением или при личном посещении офиса субъектом персональных данных.
4.10. ООО «Ультрамар» при обработке персональных данных принимает или обеспечивает принятие необходимых правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
4.11. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, в течение срока не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных.
4.12. При осуществлении хранения персональных данных ООО «Ультрамар» использует базы данных, находящиеся на территории Российской Федерации.
5. АКТУАЛИЗАЦИЯ, ИСПРАВЛЕНИЕ, УДАЛЕНИЕ, УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОТВЕТЫ НА ЗАПРОСЫ СУБЪЕКТОВ НА ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ
5.1. В случае подтверждения факта неточности персональных данных или неправомерности их обработки персональные данные подлежат их актуализации ООО «Ультрамар» или их обработка должна быть прекращена соответственно.
5.2. Факт неточности персональных данных или неправомерности их обработки может быть установлен либо субъектом персональных данных, либо компетентными государственными органами Российской Федерации и ООО «Ультрамар».
5.3. По письменному запросу субъекта персональных данных или его представителя ООО «Ультрамар» обязан сообщить информацию об осуществляемой им обработке персональных данных указанного субъекта. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных и его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с ООО «Ультрамар» (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных ООО «Ультрамар», подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.4. Если в запросе субъекта персональных данных не отражены все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
5.5. В порядке, предусмотренном п. 5.3, субъект персональных данных вправе требовать от ООО «Ультрамар» уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
5.6. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных Согласия персональные данные подлежат уничтожению, если ООО «Ультрамар» не вправе осуществлять обработку без Согласия субъекта персональных данных.
5.7. Решение об уничтожении персональных данных принимается комиссией, созданной приказом генерального директора ООО «Ультрамар».
5.8. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки и при наступлении иных законных оснований устанавливается локальным нормативным актом ООО «Ультрамар».
5.9. Персональные данные субъекта персональных данных уничтожаются с составлением соответствующего акта и выгрузки из журнала регистрации событий в информационной системе.
6. ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Для обеспечения безопасности персональных данных ООО «Ультрамар» принимает необходимые и достаточные организационные и технические меры для защиты персональных данных субъектов персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий, включающие, в том числе:
- разработка и поддержание в актуальном состоянии локальных нормативных документов ООО «Ультрамар» в отношении обработки персональных данных и обеспечения безопасности персональных данных, установления процедур, направленных на выявление и предотвращение нарушения в ООО «Ультрамар» законодательства Российской Федерации в области персональных данных, устранения последствий таких нарушений;
- периодический внутренний контроль, а также контроль, осуществляемый сторонними организациями (внешний аудит) по договору подряда или оказания услуг, соответствия обработки персональных данных требованиям законодательства в области персональных данных и принятым в соответствии с ним локальным нормативным актам ООО «Ультрамар»;
- проведение оценки вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения законодательства в области персональных данных;
- ознакомление работников ООО «Ультрамар», непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации и локальных нормативных документов ООО «Ультрамар» в отношении обработки персональных данных и обеспечения безопасности персональных данных;
- определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
- применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при обработке персональных данных в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных;
- обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер по их предотвращению;
- восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
- установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах персональных данных;
- контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
7.1. Все отношения, касающиеся обработки персональных данных, не получившие отражения в настоящей Политике, регулируются согласно положениям законодательства Российской Федерации.
7.2. ООО «Ультрамар» имеет право вносить изменения в настоящую Политику. Действующая редакция постоянно доступна на сайте ООО «Ультрамар».